Messagerie, fichiers partagés, visioconférence, sécurité des comptes : Microsoft 365 est aujourd’hui le socle de travail de la plupart des PME. Encore faut-il qu’il soit correctement configuré, correctement sécurisé, et sauvegardé. Ce n’est pas le cas par défaut.
Prestaclic administre les environnements Microsoft 365 de ses clients : migration, licences, sécurité, gestion des utilisateurs et sauvegarde.
Migrer vers Microsoft 365
Nous réalisons régulièrement des migrations de messagerie vers Exchange Online, depuis un serveur Exchange local, depuis Google Workspace ou depuis une messagerie d’hébergeur.
Une migration se prépare : inventaire des boîtes et de leur volume, historique à conserver, contacts et calendriers, listes de diffusion, alias, enregistrements DNS, SPF, DKIM et DMARC. Nous basculons en dehors des heures ouvrées et nous restons présents le lendemain matin, qui est le moment où les questions arrivent.
Sécuriser un environnement Microsoft 365
Un tenant Microsoft 365 livré tel quel n’est pas sécurisé. Nous mettons en place :
- L’authentification multifacteur sur tous les comptes, en particulier les comptes à privilèges
- Des règles d’accès conditionnel adaptées à votre organisation
- La sécurité de la messagerie avec Mailinblack, contre le phishing et l’usurpation d’identité
- La configuration SPF, DKIM et DMARC de votre domaine, pour que vos mails arrivent et que personne ne puisse écrire en votre nom
- La journalisation et le suivi des connexions suspectes
Sauvegarder Microsoft 365
Microsoft assure la disponibilité du service, pas la récupération de vos données. Une boîte supprimée, un dossier SharePoint écrasé ou un rançongiciel qui chiffre les fichiers synchronisés ne sont pas couverts au-delà des délais de rétention par défaut.
Nous mettons en place une sauvegarde indépendante de vos boîtes Exchange, de SharePoint, de OneDrive et de Teams, avec restauration fichier par fichier.
Ce que nous trouvons dans les tenants que nous reprenons
Nous reprenons régulièrement des environnements ouverts il y a quelques années, souvent en urgence, et jamais revus depuis. Les mêmes points reviennent :
- des licences payées pour des salariés partis, parfois depuis plus d’un an, parce que personne ne fait le rapprochement entre les départs et l’abonnement,
- un mélange de plans différents sans logique, certains utilisateurs surdotés et d’autres bloqués par une licence trop limitée,
- l’authentification multifacteur activée sur les comptes des utilisateurs mais pas sur le compte administrateur global, qui est justement celui qui intéresse un attaquant,
- aucune sauvegarde du tenant, dans la conviction que Microsoft s’en charge,
- un SharePoint utilisé comme un disque réseau, avec des dossiers partagés à toute l’entreprise et des liens publics créés une fois puis oubliés,
- des enregistrements SPF, DKIM et DMARC incomplets, ce qui envoie une partie des messages sortants dans les indésirables de vos clients,
- des postes qui accèdent aux données de l’entreprise sans être gérés, y compris des téléphones personnels.
La remise en ordre commence par un inventaire des comptes et des licences. C’est aussi la partie qui se rembourse d’elle-même le plus souvent : les licences inutiles se paient tous les mois.
Comment se passe une migration, étape par étape
Une migration de messagerie rate rarement pour des raisons techniques. Elle rate parce qu’un détail n’a pas été inventorié avant. Voici comment nous procédons.
Avant la bascule
- Inventaire complet : boîtes et volumes, historique à conserver, alias, listes de diffusion, boîtes partagées, calendriers, contacts, imprimantes et applications qui envoient des mails.
- Vérification de la zone DNS et préparation des enregistrements, sans les appliquer.
- Création des comptes et première synchronisation de l’historique, qui se fait en tâche de fond pendant que tout le monde continue de travailler sur l’ancienne messagerie.
- Test sur deux ou trois boîtes volontaires, dont une avec un gros historique, pour valider le résultat avant de généraliser.
La bascule
Elle se fait en dehors des heures ouvrées. Nous appliquons le changement DNS, nous terminons la synchronisation des messages arrivés entre-temps, nous reconfigurons les postes et les téléphones, et nous vérifions les envois vers l’extérieur et la réception.
Le lendemain
Nous restons disponibles le matin qui suit, parce que c’est le moment où les questions arrivent : un dossier introuvable, une signature à refaire, un scanner qui n’envoie plus, un accès partagé à recréer. Une migration se juge sur cette matinée-là, pas sur la nuit précédente.
Microsoft 365 ou Google Workspace
Nous administrons les deux, la question revient donc souvent, et la réponse dépend surtout de ce que vous utilisez déjà.
Microsoft 365 est le choix évident si vos équipes travaillent dans Excel, Word et Outlook installés sur le poste, si vous avez des fichiers avec des tableaux croisés ou des macros, si vous devez gérer finement les droits d’accès aux documents, ou si vous voulez piloter les postes et les mobiles depuis la même console avec Intune. C’est le cas de la grande majorité des PME que nous accompagnons.
Google Workspace reste pertinent pour une structure jeune, très habituée au travail dans le navigateur, avec peu de contraintes bureautiques lourdes et pas de parc Windows à administrer.
Le vrai coût d’un changement n’est ni la licence ni la migration, c’est la reprise d’habitudes des équipes. Si vos utilisateurs sont efficaces dans un environnement, en changer pour économiser quelques euros par mois et par personne est en général un mauvais calcul. Nous vous le dirons si c’est votre cas.
Licences et coûts
Nous vous aidons à choisir les licences réellement nécessaires, utilisateur par utilisateur. Toutes les personnes de l’entreprise n’ont pas besoin de la même licence, et le surdimensionnement des licences est l’un des postes les plus faciles à réduire dans un budget informatique.
Gérer les postes avec Intune
Microsoft Intune permet d’inscrire vos ordinateurs et vos mobiles, d’appliquer vos politiques de sécurité, de déployer les logiciels et de vérifier la conformité des appareils. Nous déployons Intune sur des parcs Windows, et nous gérons également l’enrôlement des iPad, Mac et iPhone via Apple Business Manager.
SharePoint, Teams et le partage de fichiers
Structurer les bibliothèques, définir les droits, gérer les versions, remplacer les vieux partages réseau, permettre le travail à distance sans VPN sur les fichiers bureautiques. C’est souvent le chantier qui apporte le plus de confort aux utilisateurs.
Les questions que l’on nous pose le plus souvent
Garderons-nous nos adresses de messagerie
Oui. La migration ne change ni votre nom de domaine ni vos adresses. Vos correspondants ne voient aucune différence, et les alias et boîtes partagées sont recréés à l’identique. Le seul changement visible pour vos équipes est l’endroit où elles se connectent.
Allons-nous perdre des messages
L’historique est copié avant la bascule, pas déplacé, ce qui veut dire que l’ancienne messagerie reste intacte pendant toute l’opération. Nous ne la fermons qu’après validation, et jamais le jour même. C’est le filet de sécurité qui permet de revenir en arrière si quelque chose ne se passe pas comme prévu.
Faut-il une licence par personne ou par poste
Par personne. Une licence suit l’utilisateur et lui permet d’installer les applications sur plusieurs appareils, ordinateur, téléphone et tablette. En revanche, une boîte partagée que plusieurs personnes consultent, comme contact ou comptabilité, ne consomme pas de licence : c’est une économie que beaucoup d’entreprises ignorent et qui se voit tout de suite sur la facture.
Que se passe-t-il quand un salarié part
Sa boîte peut être convertie en boîte partagée pour que son remplaçant garde l’historique et les échanges en cours, ce qui libère la licence. Nous récupérons aussi ses fichiers OneDrive avant fermeture du compte. C’est une opération simple mais qui doit être faite au bon moment : passé un délai, les données sont supprimées par Microsoft et ne sont plus récupérables.
Faut-il se mettre à Copilot maintenant
Copilot demande un abonnement supplémentaire, en plus des licences existantes. Avant d’y penser, il faut savoir que sa qualité dépend entièrement du rangement de vos données : un Copilot branché sur un SharePoint désordonné, avec des documents en dix versions et des droits d’accès approximatifs, produit des réponses fausses et expose des informations à des personnes qui ne devraient pas les voir. Notre conseil est de commencer par le rangement et les droits, ce qui est utile de toute façon, et de regarder Copilot ensuite sur un petit groupe d’utilisateurs avant de généraliser.
Sommes-nous obligés de tout basculer d’un coup
Non. La messagerie d’abord, les fichiers ensuite, la gestion des postes en dernier : c’est l’ordre que nous recommandons, parce que chaque étape apporte un bénéfice immédiat et se vérifie avant de passer à la suivante. Découper évite aussi de mobiliser vos équipes sur une seule semaine trop chargée.
Faire le point sur votre tenant
Nous auditons gratuitement votre environnement Microsoft 365 : licences, sécurité des comptes, configuration de la messagerie, sauvegarde, partage de fichiers. Vous recevez un état des lieux écrit.
Les deux angles morts de Microsoft 365
Deux sujets reviennent systématiquement après une migration. La sauvegarde d’abord : Microsoft assure la disponibilité du service, pas la récupération de vos données après une suppression ou un chiffrement malveillant. La sécurisation des comptes ensuite : l’authentification multifacteur et le filtrage de la messagerie ne sont pas toujours actifs par défaut. Les deux sont inclus dans nos contrats d’infogérance.